FAQ

전자서명과 문서이력인증서 두 가지를 갖춰야 합니다. 서울남부지방법원 2025가합101567 판결(1심)에서 법원이 효력을 인정한 것이 그런 위임장이었습니다. 첫째, 국제 보안 표준 인증을 갖추고 다른 회사 주주총회에서 이미 쓰인 전례가 있는 전자서명 솔루션으로 작성됐습니다. 둘째, 본인인증 내역과 인증 시각, IP 주소, 생성 시각이 기재된 문서이력인증서가 함께 제출되어 원본과의 동일성·무결성이 확인됐습니다. 법원은 출력본이라는 이유만으로 효력을 부인할 수 없다고 보았습니다. 자필 서명이나 날인이 없다는 지적도 받아들이지 않았습니다. 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명·기명날인으로서의 효력이 부인되지 않기 때문입니다(전자서명법 제3조 제1항). 회사 측 사정도 함께 고려됐습니다. 그 사건의 회사는 총회 전에 원본 형태를 요구할 기회가 있었는데도, 집계를 마친 뒤에 효력을 부인했습니다. 여기까지가 판결이 든 사정입니다. 회사가 미리 제출 형태를 정해 두었을 때에도 같은 결론이 나올지는 이 판결만으로 단정하기 어렵습니다. 전자위임장을 쓰실 계획이라면 총회 전에 회사와 제출 형태를 서면으로 협의해 두시기 바랍니다.

조문에는 아직 「전자문서」라는 말이 없습니다. 상법 제368조 제2항은 대리인이 「대리권을 증명하는 서면」을 총회에 제출하도록 정하고, 2026년 9월 10일 시행된 현행본에서도 이 문언은 그대로입니다. 「또는 전자문서」가 추가되는 개정은 2027년 1월 1일 시행입니다(개정 법률 제20991호 부칙 제1조). 그런데 여기서 말하는 「서면」이 종이만 뜻하는 것은 아닙니다. 내용을 열람할 수 있고 작성 당시의 형태로 보존된 전자문서는 서면으로 봅니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조의2). 서울남부지방법원은 2026년 7월 24일 이 규정과 전자서명법을 함께 놓고, 전자서명과 함께 전자적 방법으로 작성된 위임장도 제368조 제2항의 「대리권을 증명하는 서면」에 포함될 수 있다고 판단했습니다(2025가합101567, 1심). 정관에 전자위임장에 관한 별도의 정함이 없어도 마찬가지라고 했습니다. 다만 모든 전자위임장이 유효하다고 한 것은 아닙니다. 그 사건에서 법원이 효력을 인정한 것은 공신력이 확인된 전자서명 솔루션으로 작성되고 문서이력인증서가 함께 제출된 위임장이었습니다. 무엇을 갖춰야 하는지는 전자위임장 제출 준비를 다루는 문항에 적었습니다. 1심 판결이기도 하므로 발행사가 이를 받아들일지는 개별 확인이 필요합니다. 전자투표와 혼동하지 마십시오. 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 하는 것은 주주 본인이 직접 행사하는 제도입니다(제368조의4 제1항). 이 문항의 전자문서 위임장은 대리인이 대리권을 증명하는 서면을 대체하는 문제여서 별개입니다. 전자투표를 도입했다고 위임장을 전자문서로 받을 수 있게 되지는 않습니다.

돌려보낼 수 없습니다. 대법원 2009. 4. 23. 선고 2005다22701, 22718 판결 판시 [4]는 대리인의 자격을 주주로 한정하는 정관 규정 자체는 유효하다고 보았습니다. 그러면서도 주주가 국가·지방공공단체 또는 주식회사인 경우, 그 소속 공무원·직원·피용자 등이 그 주주를 위한 대리인으로서 의결권을 대리행사하는 것은 허용되어야 한다고 했습니다. 이들의 행사에는 주주 내부의 의사결정이 그대로 반영되어 총회가 교란될 위험이 없는 반면, 거부하면 그 주주의 의결권 행사 기회를 사실상 박탈하게 되기 때문입니다. 같은 판결 판시 [5]는 외국인 주주로부터 의결권 행사를 위임받은 상임대리인이 제3자에게 그 의결권의 대리행사를 재위임할 수 있다고 했습니다. 정관 문구를 문언 그대로 적용해 법인 주주가 보낸 직원을 접수 단계에서 돌려보내면, 그 처리 자체가 결의의 하자로 다투어질 수 있습니다. 다만 거절 재량이 0인 것은 아닙니다. 같은 판결 판시 [2]는 대리인 선임이 무제한 허용되는 것은 아니고, 대리행사로 주주총회 개최가 부당하게 저해되거나 회사 이익이 부당하게 침해될 염려가 있는 등 특별한 사정이 있으면 회사가 거절할 수 있다고 했습니다. 막히는 것은 정관 문구만을 이유로 돌려보내는 처리입니다.

그것만으로는 거부할 수 없습니다. 대법원 2009. 4. 23. 선고 2005다22701, 22718 판결 판시 [3]은 「대리권을 증명하는 서면」이란 위임장을 일컫는 것이라고 판시했습니다(상법 제368조 제2항). 회사가 위임장과 함께 인감증명서·참석장 등을 제출하도록 요구하는 것은 대리인의 자격을 보다 확실하게 확인하기 위한 것일 뿐입니다. 그래서 이러한 서류를 지참하지 않았더라도 주주 또는 대리인이 다른 방법으로 위임장의 진정성 내지 위임 사실을 증명할 수 있다면, 회사는 그 대리권을 부정할 수 없습니다. 같은 취지로 주주 본인에게 참석장 지참을 요구하는 것도 본인 확인의 방편에 불과합니다. 다만 같은 판결 판시 [2]는 대리인 선임이 무제한 허용되는 것은 아니라고 했습니다. 대리행사로 주주총회 개최가 부당하게 저해되거나 회사 이익이 부당하게 침해될 염려가 있는 등 특별한 사정이 있으면 회사가 거절할 수 있습니다. 위임장 자체가 원본이어야 한다는 원칙이 이 문항으로 완화되는 것은 아닙니다. 완화되는 것은 위임장에 딸린 확인 서류 쪽이고, 원본 원칙은 당일 대리인이 무엇을 지참하는지를 다루는 문항에 있습니다.

업체에 맡겨도 규제가 사라지지 않습니다. 규제가 행위에 붙기 때문입니다. 다만 예외가 열리는지는 누가 권유하느냐에 따라 갈립니다. 무엇이 권유인지부터 보겠습니다. 자본시장법은 세 가지 행위를 「의결권 대리행사의 권유」로 정합니다(제152조 제2항). 첫째 자기 또는 제삼자에게 의결권 행사를 대리시키도록 권유하는 행위, 둘째 의결권의 행사·불행사나 위임 철회를 요구하는 행위, 셋째 「의결권의 확보 또는 그 취소 등을 목적으로 주주에게 위임장 용지를 송부하거나, 그 밖의 방법으로 의견을 제시하는 행위」입니다. 대행업체가 하는 일이 셋째 그 자체입니다. 규율 대상은 상장주권입니다(제152조 제1항). 권유에 해당하면 위임장 용지와 참고서류를 교부해야 합니다(제152조 제1항). 용지는 목적사항 각 항목에 찬반을 명기할 수 있어야 하고, 권유자는 용지에 나타난 의사에 반하여 의결권을 행사할 수 없습니다(제152조 제4항·제5항). 「10인 미만이면 예외」는 회사에 열려 있지 않습니다. 그 예외의 주어가 「해당 상장주권의 발행인(특별관계자 포함)과 그 임원(특별관계자 포함) 외의 자」이기 때문입니다(시행령 제161조 제1호). 회사나 임원이 권유하면 상대방이 1명이어도 이 예외에 해당하지 않습니다. 위탁했다고 이름이 가려지지도 않습니다. 참고서류에는 의결권권유자의 성명·명칭과 소유 주식, 그 대리인의 성명과 소유 주식, 권유자·대리인과 그 상장법인의 관계를 적습니다(시행령 제163조 제2항 제1호). 발행인이 업체에 위탁했을 때 「의결권권유자」가 발행인인지 업체인지를 정한 조문이나 유권해석은 이 답변이 조회한 범위에서는 확인되지 않았습니다. 업체의 등록·자격 요건이 있는지도 확인되지 않았습니다. 실무에서 요구하는 인감 날인·인감증명서는 조문에 없고, 조문이 요구하는 것은 「대리권을 증명하는 서면」입니다(상법 제368조 제2항). 계약서에 권유자를 누구로 적을지와 참고서류에 누구의 이름을 올릴지는 위탁 전에 개별 검토로 정하셔야 합니다.

위임장 원본을 지참합니다. 순서를 뒤집어 「사본도 된다」로 읽으면 안 됩니다. 원칙은 원본입니다. 대법원 1995. 2. 28. 선고 94다34579 판결 판시 가.는 대리권을 증명하는 서면이 위조나 변조 여부를 쉽게 식별할 수 있는 원본이어야 하고, 특별한 사정이 없는 한 사본은 그 서면에 해당하지 않는다고 판시했습니다. 그 서면을 제출하도록 한 규정의 목적이 대리권의 존부에 관한 법률관계를 명확히 하여 주주총회 결의의 성립을 원활하게 하는 데 있기 때문입니다. 그래서 미리 보낸 것이 사본이면 원본을 따로 지참해야 합니다. 원본을 미리 보내 회사가 보관 중이라면 그 원본으로 대리권이 증명됩니다. 예외는 사안 판단입니다. 같은 판결 판시 나.의 사안은 주주가 3인뿐이고 서로의 명의신탁 관계를 잘 알면서 오랜 기간 회사를 공동 경영해 온 경우였습니다. 주주가 총회 전에 변호사에게 의결권을 대리행사하게 하겠다는 뜻을 회사에 통보했고, 그 변호사가 총회에서 주주 본인의 위임장 원본을 제출했습니다. 법원은 명의수탁자들의 위임장과 인감증명서가 모두 사본이더라도 위임 사실이 충분히 증명됐다고 보아 대리행사를 제한해서는 안 된다고 했습니다. 원본 하나가 함께 제출된 특수한 사안의 판단이며, 사본만으로 된다는 법리가 아닙니다.

권유를 하지 않았다면 가능합니다. 참고서류 제출·비치 의무는 권유를 한 경우에 붙는 의무이고, 대리 참석 자체의 요건이 아닙니다. 참고서류 의무가 붙는 조건부터 보겠습니다. 상장주권의 의결권 대리행사의 권유를 하려는 자는 그 상대방에게 대통령령으로 정하는 방법에 따라 위임장 용지 및 참고서류를 교부해야 합니다(자본시장법 제152조 제1항). 그것을 상대방에게 제공하는 날 2일(대통령령으로 정하는 날을 제외한다) 전까지 금융위원회와 거래소에 제출하고, 총리령으로 정하는 장소에 비치해 일반인이 열람할 수 있도록 해야 합니다(제153조). 두 의무 모두 주어가 의결권권유자입니다. 대리 참석의 요건은 따로 있습니다. 주주는 대리인으로 하여금 의결권을 행사하게 할 수 있고, 이 경우 그 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출해야 합니다(상법 제368조 제2항). 주주가 스스로 대리인을 정해 보낸 경우에는 회사 쪽 권유 행위가 없으므로, 위 두 조문이 그 참석·행사의 요건이 되지 않습니다. 다만 회사가 위임장을 걷으러 나선 순간부터 달라집니다. 무엇이 「권유」가 되는지와 그 경계는 홈페이지에 위임장 서식을 올려도 되는지를 다루는 문항에 적었습니다. 권유에 해당하는데 위임장 용지·참고서류를 교부하지 않으면 3년 이하의 징역 또는 1억원 이하의 벌금 대상입니다(제152조 제1항, 제445조 제21호). 참고서류를 제출하지 않은 상태에서 이루어진 대리행사의 효력을 정면으로 다룬 판례나 해석례는 이 답변이 조회한 범위에서는 확인되지 않았습니다. 제153조 위반에 대응하는 제재 조항도 이 답변에서는 확정하지 못했습니다. 권유에 해당하는지가 애매한 자리라면 홈페이지에 위임장 서식을 올려도 되는지를 다루는 문항의 경계를 먼저 대조하시고, 개별 법률 검토를 받으시기 바랍니다.