유가증권시장에 상장한 자산 1조 2,000억 원 규모의 기계부품 회사에서 주주총회 업무를 맡은 한 과장은 내년 준비 항목을 적다가 한 줄에서 멈췄습니다. 전자투표는 3년째 쓰고 있는데, 임원이 물어본 것은 전자주주총회를 하려면 정관을 고쳐야 하느냐였습니다.
둘이 같은 제도인지부터 한 과장은 확신이 서지 않았습니다. 정관을 손대야 하는 쪽은 어디인가요?
이 글은 자산 2조 원 미만 상장회사가 주주총회에 전자적 방법을 도입하려는 경우를 다룹니다. 담당자들이 실제로 묻는 다섯 가지입니다.
- 세 제도가 갈리는 자리
- 전자투표의 도입 결정
- 전자주주총회와 정관의 관계
- 전자위임장의 근거 문언
- 2027년 의무 개최 대상
1전자투표·전자위임장·전자주주총회는 각각 무엇을 가리키나요?
전자로 바꾸는 대상이 각각 다릅니다. 의결권 행사, 대리권 증명, 회의 개최이고 근거 조문도 셋 다 다릅니다.
전자투표는 주주가 총회에 나오지 않고 스스로 의결권을 행사하는 것입니다. 근거는 상법 제368조의4이고, 그 조문의 표제가 「전자적 방법에 의한 의결권의 행사」입니다.
전자위임장은 주주가 대리인에게 의결권 행사를 맡기고, 그 대리권을 종이 대신 전자문서로 증명하는 것입니다. 근거는 상법 제368조 제2항입니다.
전자주주총회는 회의 자체를 온라인으로 여는 것입니다. 주주가 원격지에서 결의에 참가합니다. 근거는 상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행)입니다.
세 제도를 가르는 기준은 무엇을 전자로 바꾸는가입니다. 표를 던지는 방식인지, 위임을 증명하는 서류인지, 회의가 열리는 장소인지입니다.
| 제도 | 근거 조문 | 도입·개최 결정 | 시행 시점 |
|---|---|---|---|
| 전자투표 | 상법 제368조의4 제1항 | 이사회 결의 | 시행 중 |
| 전자위임장 | 상법 제368조 제2항 | 조문이 정하지 않음 | 전자문서 문언은 2027년 1월 1일 |
| 전자주주총회 | 상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행) 제1항 | 이사회 결의 · 정관으로 배제 가능 | 2027년 1월 1일 |
셋은 한 총회에서 함께 쓸 수 있습니다. 다만 하나를 도입했다고 나머지가 따라오지는 않습니다.
전자투표를 도입한 회사가 전자주주총회를 연 것은 아닙니다. 주주는 여전히 총회에 출석하지 않은 채 표만 던진 것입니다.
2전자투표를 도입하려면 정관을 고쳐야 하나요?
고치지 않습니다. 조문이 정한 결정 주체는 이사회이고, 정관에 근거를 두라는 문언이 없습니다.
상법 제368조의4 제1항 (전자적 방법에 의한 의결권의 행사) 회사는 이사회의 결의로 주주가 총회에 출석하지 아니하고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있음을 정할 수 있다.
[관련 법령: 상법 제368조의4 제1항]
「이사회의 결의로」가 조문 안에 들어 있습니다. 정관 변경은 주주총회 특별결의 사항입니다. 정관을 요건으로 읽으면 없는 절차를 만들어 놓고 시작하게 됩니다.
대신 이사회가 정하고 나면 따라오는 의무가 셋입니다.
첫째, 소집통지를 할 때 주주가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용을 통지해야 합니다. 제368조의4 제2항입니다.
둘째, 의결권 행사에 필요한 양식과 참고자료를 주주에게 전자적 방법으로 제공해야 합니다. 같은 조 제3항입니다.
셋째, 의결권 행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 갖추어 두어 열람하게 하고, 5년간 보존해야 합니다. 같은 조 제5항입니다.
[관련 법령: 상법 제368조의4 제2항·제3항·제5항]
같은 주식으로 전자투표와 서면투표를 겹쳐 하지는 못합니다. 같은 조 제4항이 둘 중 하나를 선택하도록 정합니다.
전자투표는 지금 시행 중인 제도입니다. 도입을 미룰 이유가 법령 쪽에는 없습니다.
3전자주주총회는 정관에 근거를 두어야 열 수 있나요?
근거를 두는 것이 아니라 배제하지 않는 것입니다. 정관으로 달리 정하지 않았으면 이사회 결의로 엽니다.
상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행) 제1항 (전자주주총회) 상장회사는 정관으로 달리 정하는 경우를 제외하고는 이사회의 결의로 주주의 일부가 소집지에 직접 출석하지 아니하고 원격지에서 전자적 방법에 의하여 결의에 참가할 수 있는 방식의 총회(이하 "전자주주총회"라 한다)를 개최할 수 있다.
[관련 법령: 상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행) 제1항]
문장 앞에 「정관으로 달리 정하는 경우를 제외하고는」이 붙어 있습니다. 정관은 여는 문이 아니라 닫는 문입니다.
그래서 준비할 일은 정관 개정이 아니라 정관 점검입니다. 지금 정관에 전자주주총회를 막는 조항이 들어 있는지를 봅니다.
막는 조항이 없으면 이사회 결의만으로 열 수 있습니다. 있으면 그때 비로소 정관 변경 안건이 생깁니다.
정관에 전자주주총회를 그대로 부른 조항은 대개 없습니다. 볼 것은 총회의 개최 장소나 출석 방법을 좁게 적어 둔 조항입니다.
그 조항이 전자주주총회를 막는 것인지는 문구마다 답이 다릅니다. 읽어 보고도 판단이 서지 않으면 정관 변경 안건을 함께 준비해 두는 쪽이 일정상 안전합니다.
지금 상법 제542조의14를 열면 전자주주총회가 나오지 않습니다. 그 자리에 있는 것은 신탁계약에 의한 자기주식 취득 규정입니다.
전자주주총회 조문은 2027년 1월 1일에 그 조번으로 들어옵니다. 사내 문서에 조번만 적어 두면 읽는 사람이 다른 조문을 보게 되므로, 시행일을 함께 적습니다.
시행일 전까지는 전자주주총회를 열 근거 자체가 없습니다. 2026년 정기주주총회에서 준비할 것은 개최가 아니라 정관 확인입니다.
4전자위임장을 받으려면 정관에 근거 조항이 있어야 하나요?
조문은 정관을 요건으로 두지 않습니다. 다만 근거가 되는 문언 자체가 2027년 1월 1일에 바뀝니다.
대리행사의 근거는 상법 제368조 제2항 한 문장입니다. 그 문장이 지금과 2027년에 다릅니다.
[관련 법령: 상법 제368조 제2항 · 같은 조 제2항 개정규정(2027년 1월 1일 시행)]
그 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하여야 한다.
그 대리인은 대리권을 증명하는 서면 또는 전자문서를 총회에 제출하여야 한다.
두 문언의 차이는 「또는 전자문서」 여섯 글자입니다. 어느 쪽에도 정관이라는 말이 없습니다.
그러므로 정관 개정은 전자위임장의 요건이 아닙니다. 정관에 대리인 자격을 주주로 한정하는 조항이 있는지는 별개 문제이고, 그것은 종이 위임장에도 똑같이 걸립니다.
남는 물음은 시점입니다. 전자문서를 제출 수단으로 나란히 적은 문언은 2027년 1월 1일에 시행됩니다.
그 전에 받은 전자위임장을 어떻게 볼 것인지를 이 조문은 정하지 않습니다. 확정된 기준이 서 있지 않으므로 어느 쪽으로도 단정하지 않습니다.
5우리 회사도 2027년에 전자주주총회를 반드시 열어야 하나요?
최근 사업연도 말 자산총액이 2조 원 이상이면 의무입니다. 그 아래면 열지 말지를 이사회가 정합니다.
상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행) 제2항은 의무 대상을 대통령령에 넘겼습니다. 자산규모 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 상장회사는 전자주주총회를 개최하여야 한다
가 그 문장입니다.
상법 시행령 제42조의2(2027년 1월 1일 시행)는 그 회사를 「최근 사업연도 말 현재의 자산총액이 2조원 이상인 상장회사」로 정했습니다.
[관련 법령: 상법 제542조의14 개정규정(2027년 1월 1일 시행) 제2항 · 상법 시행령 제42조의2(2027년 1월 1일 시행)]
자산총액이 그 선에 닿지 않는 회사에 제2항은 아무 의무도 만들지 않습니다. 제1항이 문을 열어 둘 뿐입니다.
열 수 있게 되는 것과 열어야 하는 것은 다릅니다. 판단은 이사회가 합니다.
열기로 정하면 준비 항목이 따로 생깁니다. 개최요건과 전자통신수단, 소집통지 기재사항, 본인확인 방법이 시행령에 함께 들어와 있습니다.
사내 정관을 열어 두 가지를 봅니다. 하나는 전자주주총회를 배제하는 취지의 조항이 있는지, 다른 하나는 대리인 자격을 주주로 한정하는 조항이 있는지입니다.
배제 조항이 없다면 2027년 전자주주총회는 정관 개정 없이 이사회 결의로 갑니다. 있다면 그 조항 하나가 정관 변경 안건이 됩니다.
전자투표는 그와 무관하게 지금 이사회 결의로 도입할 수 있습니다. 도입했다면 소집통지 기재와 기록 보존 두 가지를 일정에 넣습니다.