코스닥에 상장한 자산 7,000억 원 규모 부품회사에서 주식 업무를 맡은 한 과장은 정기주주총회 소집통지를 발송하고 이틀 뒤에 지분 4%를 가진 주주로부터 서면 한 통을 받았습니다. 이사 한 명을 더 선임하자는 내용이었고, 이사회는 그 안건을 올리기로 했습니다. 총회일까지는 열이틀이 남아 있었습니다. 한 과장이 먼저 확인해야 했던 것은 이 안건을 지금 통지에 얹을 수 있는지, 얹는다면 총회일을 그대로 둘 수 있는지였습니다.
목적사항이 하나 늘면 그 목적사항을 적은 통지가 새로 필요하고, 그 통지에도 2주 전 발송 요건이 그대로 붙습니다. 상법 제363조 제2항은 통지서에 회의의 목적사항을 적도록 하고, 같은 조 제1항은 그 통지를 주주총회일의 2주 전에 발송하도록 합니다. 먼저 보낸 통지가 2주를 채웠다는 사실은 거기 적히지 않은 안건을 대신 채워 주지 않습니다. 그러므로 남은 날짜가 2주에 못 미치면 총회일을 미루거나 그 안건을 다음 총회로 넘기는 두 갈래밖에 남지 않습니다. 이미 적어 보낸 안건을 거두는 경우와 오기를 바로잡는 경우는 조문이 따로 정하지 않았고, 이 글은 그 자리를 유보로 적었습니다.
이 글은 소집통지나 소집공고를 이미 내보낸 상장회사가 그 뒤에 안건을 바꾸는 경우를 다룹니다. 공시 규정이 요구하는 정정 절차는 상법이 정한 통지·공고와 별개의 축입니다.
| 확인 항목 | 값 | 근거 |
|---|---|---|
| 목적사항을 더하거나 바꾼 경우 | 그 목적사항을 적은 통지가 주주총회일의 2주 전에 발송되어야 합니다 | 상법 제363조 제1항 · 제2항 |
| 바뀐 안건이 이사·감사 선임인 경우 | 후보자의 성명·약력·추천인과 시행령이 정한 사항이 함께 따라옵니다 | 상법 제542조의4 제2항 |
| 공고로 개별 통지를 갈음하는 회사 | 공고에도 같은 2주 전 시점이 붙습니다 | 상법 제542조의4 제1항 |
| 안건을 거두거나 오기를 고치는 경우 | 조문에 규정이 없습니다 — 아래 4단계의 유보 항목으로 다룹니다 | — |
체크리스트 — 변경을 알아차린 날부터 총회일까지
- 변경을 알아차린 날바뀐 것이 목적사항 자체인지, 이미 적어 보낸 목적사항 안의 내용인지 가릅니다.
- 같은 날발송일이 아니라 주주총회일을 기준으로 남은 날짜를 셉니다. 2주가 남았는지가 그다음 길을 정합니다.
- 이사회 결의바뀐 목적사항을 이사회 결의로 확정합니다. 결의 없이 통지 문안만 고치면 근거가 남지 않습니다.
- 총회일 2주 전까지바뀐 목적사항을 적은 통지를 발송합니다. 공고로 갈음하는 회사는 같은 시점까지 공고를 마칩니다.
- 2주가 남지 않았다면총회일을 미루어 2주를 확보하거나, 그 안건을 다음 총회로 넘깁니다.
- 총회 전날까지발송한 통지와 공고의 목적사항이 이사회 결의와 한 글자도 어긋나지 않는지 대조합니다.
1단계 · 변경을 알아차린 날 — 목적사항이 바뀐 것인지부터 가릅니다
조문이 통지서에 적으라고 한 것은 회의의 목적사항입니다. 목적사항은 총회가 무엇을 다루는지를 가리키는 항목이고, 「이사 선임의 건」이나 「정관 일부 변경의 건」처럼 안건의 제목에 해당합니다. 그 안의 내용, 예컨대 선임 안건의 후보자는 목적사항 자체가 아니라 그 목적사항을 채우는 내용입니다. 두 층을 가르는 것은 어느 조문이 걸리는지를 보기 위해서입니다. 내용 층이라고 해서 통지와 무관한 것은 아닙니다. 후보자 성명·약력처럼 조문이 따로 통지에 적도록 정한 내용도 있습니다(3단계).
상법 제363조(소집의 통지) ① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다. ② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.
제1항이 정한 것은 발송의 시점이고, 제2항이 정한 것은 그 통지서에 실을 내용입니다. 두 항이 한 문장으로 이어지지는 않지만 대상은 같은 통지입니다. 목적사항을 새로 적어 보내는 서면도 제1항이 말하는 통지이므로, 그 서면에는 제1항의 시점 요건이 그대로 붙습니다.
주주제안으로 목적사항이 늘어나는 경로는 조문이 미리 정해 두었습니다. 지분 3% 이상 주주는 주주총회일의 6주 전까지 제안할 수 있고, 자기가 낸 의안의 요령을 소집통지에 적어 달라고 청구할 수 있습니다. 정기주주총회라면 이 6주는 올해 총회일이 아니라 직전 연도 정기주주총회일에 해당하는 올해의 같은 날부터 거꾸로 셉니다(상법 제363조의2 제1항). 제안이 이 경로 안에 드는지는 그 6주 전에 들어왔는지로 정해집니다. 소집통지를 이미 보냈는지와는 관계가 없습니다. 통지를 총회 2주 전 무렵에 보내는 회사라면 제때 온 제안은 대개 통지보다 먼저 도착합니다. 다만 그것은 일정이 그렇게 잡힌 결과이지 법이 정한 순서가 아닙니다. 2주는 최소 기한이어서 통지를 더 일찍 보낸 회사에는 통지 뒤에 도착했어도 제때 온 제안이 생깁니다. 그런 제안도 거부 사유에 해당하지 않는 한 이사회가 목적사항으로 올려야 하므로(같은 조 제3항), 이 글의 2단계부터 같은 순서를 밟습니다.
2단계 · 같은 날 — 주주총회일까지 2주가 남았는지 셉니다
세는 기준은 발송일과 주주총회일이고, 주주에게 도달한 날이 아닙니다. 제1항이 요구하는 것은 발송이므로 회사가 관리할 수 있는 날도 발송일입니다. 초일을 빼고 세는 규칙은 민법이 정하고 있으므로, 발송한 날은 세지 않고 그다음 날부터 열나흘이 지나야 2주가 찹니다.
- 안건이 추가되거나 제목이 달라진 경우입니다
- 바뀐 목적사항을 적은 통지가 새로 필요합니다
- 그 통지에 2주 전 발송 요건이 붙습니다
- 목적사항은 그대로이고 후보자처럼 그 안의 내용이 달라진 경우입니다
- 후보자의 성명·약력은 통지·공고에 적어야 하는 사항입니다(상법 제542조의4 제2항)
- 바뀐 후보자는 그 통지·공고에 올라야 선임할 수 있습니다(상법 제542조의5)
왼쪽 칸은 상법 제363조 제1항·제2항이 정한 경우입니다. 오른쪽 칸은 상법 제542조의4 제2항과 제542조의5가 정했고, 보충 통지의 2주에 관한 유보는 4단계에 적었습니다.
남은 날짜를 셀 때 기준으로 삼을 날은 하나뿐입니다. 먼저 보낸 통지의 발송일이 아니라 지금 보내려는 통지의 발송 예정일입니다. 첫 통지가 2주를 채웠다는 사실은 그 통지에 적힌 목적사항에 관한 것이고, 새로 적는 목적사항에는 미치지 않습니다.
3단계 · 총회일 2주 전까지 — 통지를 다시 보내고 공고를 정정합니다
바뀐 목적사항은 이사회 결의로 확정한 뒤에 통지 문안에 넣습니다. 통지는 소집 결정을 주주에게 알리는 서면이므로, 결의가 없는 상태에서 문안만 고치면 그 통지가 무엇을 근거로 한 것인지가 남지 않습니다. 결의서와 통지 문안의 목적사항 표기가 서로 다르면 총회 당일 의장이 상정할 안건의 범위부터 흔들립니다.
상법 제363조의2(주주제안권) 제2항 제1항의 주주는 이사에게 주주총회일의 6주 전에 서면 또는 전자문서로 회의의 목적으로 할 사항에 추가하여 당해 주주가 제출하는 의안의 요령을 제363조에서 정하는 통지에 기재할 것을 청구할 수 있다.
이 항은 주주제안으로 들어온 의안의 요령이 상법 제363조의 통지에 실린다는 것을 확인해 줍니다. 목적사항이 어느 경로로 늘어나든 그것을 담는 그릇은 같은 통지라는 뜻이고, 그래서 그 통지에 붙는 시점 요건도 같습니다.
개별 통지 대신 공고로 갈음하고 있는 회사도 같은 시점을 봅니다. 의결권 있는 발행주식총수의 100분의 1 이하를 가진 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 주주총회일의 2주 전에 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 전자적 방법으로 공고해 개별 통지를 갈음할 수 있습니다(상법 제542조의4 제1항). 공고문을 정정해 목적사항을 더할 때도 그 정정 공고가 주주총회일의 2주 전까지 나가야 합니다. 신문 게재는 지면 사정으로 하루 이틀이 밀리기 쉬우므로 발송 일정보다 앞당겨 잡아 두십시오.
바뀐 안건이 이사나 감사의 선임이면 통지에 실을 것이 함께 늘어납니다. 상장회사가 이사·감사 선임에 관한 사항을 목적으로 하는 주주총회를 소집통지하거나 공고할 때는 후보자의 성명·약력·추천인과 대통령령이 정한 후보자에 관한 사항을 함께 통지하거나 공고해야 합니다(상법 제542조의4 제2항). 후보자 회신을 받는 데 며칠이 걸리므로, 2주를 계산할 때 이 취합 기간을 안에 넣어 두어야 합니다.
4단계 · 2주가 남지 않았다면 — 총회일을 미루거나 안건을 넘깁니다
남은 갈래는 두 개입니다. 주주총회일을 뒤로 옮겨 새 통지가 2주를 채우게 하거나, 그 안건을 이번 총회에서 빼고 다음 총회로 넘기는 것입니다. 총회일을 옮기면 변경된 일시 자체가 통지 대상이 되므로 전체 일정이 함께 밀립니다. 안건을 넘기면 이번 통지는 그대로 두면 되고, 넘긴 안건은 임시주주총회를 따로 소집해 처리합니다.
그 안건이 이번 시즌 안에 처리되어야 하는지가 두 갈래를 가릅니다. 재무제표 승인이나 임기가 만료되는 이사의 후임 선임처럼 시점이 묶여 있는 안건이면 총회일을 옮기는 쪽이고, 시점이 묶여 있지 않으면 넘기는 쪽이 일정 전체를 덜 흔듭니다.
이미 적어 보낸 안건을 거두는 경우와 오기를 바로잡는 경우는 상법 제363조가 정하지 않았습니다. 목적사항을 더하는 통지는 앞에서 본 대로 조문이 정해 두었습니다. 후보자가 바뀌는 경우는 조문이 있습니다. 상장회사는 상법 제542조의4 제2항에 따라 통지·공고한 후보자 중에서만 이사·감사를 선임할 수 있으므로(상법 제542조의5), 바뀐 후보자는 그 통지·공고에 올라야 선임할 수 있습니다. 2주를 채우지 못한 보충 통지가 그 항의 통지로 인정되는지를 다룬 판례·유권해석은 확인되지 않았습니다. 안건을 거두는 경우와 오기를 바로잡는 경우를 다룬 판례·유권해석도 확인되지 않았으므로, 이 두 경우는 다시 세지 않아도 된다고 단정할 근거도, 반드시 다시 세야 한다고 단정할 근거도 이 글에는 없습니다. 다만 통지서에 적히지 않은 사항이 소집절차의 하자로 다루어진 예는 법원 결정으로 남아 있습니다. 어느 읽기를 따르든 안전한 쪽은 바뀐 내용을 적은 통지가 주주총회일의 2주 전까지 나가도록 잡는 것입니다.
총회 전날에 마지막으로 대조할 것은 세 가지입니다. 이사회 결의서의 목적사항, 발송한 통지의 목적사항, 공고문의 목적사항이 서로 같은 말로 적혀 있는지를 나란히 놓고 봅니다. 셋이 어긋난 채로 당일을 맞으면 의장이 어느 범위까지 상정할 수 있는지를 현장에서 판단하게 되고, 그 판단은 나중에 결의의 효력을 다투는 자리에서 되짚어집니다.
오늘 열어 볼 것은 소집통지 발송대장과 이사회 결의서 두 가지입니다. 발송대장에서 발송일이 나오고, 결의서에서 확정된 목적사항이 나옵니다. 그 두 값과 주주총회일을 나란히 놓으면 지금 안건을 더할 수 있는지, 총회일을 옮겨야 하는지가 그 자리에서 정해집니다.